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Boas práticas em uma reunião remota

Postado por Anézio Campos em 09/04/2014

Reuniões remotas já são frequentes em muitas empresas e as que ainda não aderiram a tal prática inevitavelmente terão que se adaptar em breve. É inegável o ganho em tempo, custo e também melhor qualidade de vida de forma geral dando mais liberdade para ter essas reuniões de casa ou de onde quiser. Além dessas vantagens algo que também tem crescido muito é o home-office, ou seja, dar a liberdade para a pessoa trabalhar de casa resultando em um conforto, rendimento e economia até então inalcançável.

É muito comum que em decorrência dessa facilidade proporcionada não se tenha contato presencial algum, e isso acaba reduzindo a intimidade, aquela falta de contato olho no olho, a criação de um elo pessoal mais forte e consequentemente credibilidade. Em alguns casos algumas pessoas que fazem reuniões remotas até passam despercebidos, são apenas "seres" que supostamente estão presentes mas não tem interação alguma.

E esse contato mais humano é algo fundamental na decisão de um cliente contratar o seu produto ou serviço, ou mesmo um profissional ser mais valorizado dentro de sua empresa. Quanto menor for a sua ligação humana menor será também a possibilidade de você transmitir com credibilidade a sua imagem.

Mas esse lado negativo das reuniões remotas podem ser diminuídos bastante ou mesmo anulados, basta procurar tomar algumas atitudes, detalhes, que auxiliam nisso.

Ligue a câmera!

Sempre que possível faça reuniões com video, apareça para o seu cliente, a leitura de linguagem corporal pode ser muito importante para o seu cliente sentir mais confiança em você. As pessoas se sentem mais confortáveis em assumir um compromisso quando ela pode ver a pessoa do outro lado, não apenas um nome e uma voz. Em uma reunião com várias pessoas isso se torna ainda mais importante, mesmo que você não fale muito, apenas de as pessoas verem o seu rosto ali, vendo que você realmente está prestando atenção sobre a discussão isso já faz você ser notado. Apenas estar presente não é o suficiente, mostre que realmente está na reunião e que você faz parte dela.

Como se fosse pessoalmente.

Faça com que a reunião se inicie de forma mais descontraída, mais informal, fale sobre assuntos de interesse da outra pessoa, e caso já tenha um pouco mais de intimidade, perguntas mais pessoais são bem vindas como "O que fez no fim de semana?", "Você foi ao evento X que aconteceu semana passada?" ou mesmo "Você viu a noticia X do seu concorrente? Vou te enviar o link por email". Sempre tenha em mente começar uma reunião de forma informal, mas claro, tente se manter breve e logo inicie realmente a conversar os assuntos em pauta.

Pergunte, opine, participe!

Em uma reunião presencial, uma pessoa que está participando mas não abre a boca para nada acaba não passando imagem alguma, parece até que não havia necessidade dela estar ali ou que não tem conhecimento o suficiente para discutir o assunto em pauta. E essa situação em uma reunião remota se agrava ainda mais, portanto se torna ainda mais importante que todos se expressem e realmente contribuam com as discussões. No caso de reuniões com equipes de dentro da empresa isso impacta diretamente na forma que seus companheiros de empresa o vê, o que pode ser prejudicial para que tenha algum reconhecimento ou que ganhe mais respeito perante todos, depende exlusivamente de você.

Imagine uma situação que você faça parte de uma equipe e reuniões semanais acontecem com o seu cliente, e você não liga a camêra e não opina nem contribui com nada nessa reunião. Pode culpar o cliente de não achar que você é realmente necessario a equipe? Não subestime a importância da imagem que você passa.

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