Remote World Café: saiba mais sobre!

Os problemas fazem parte do dia a dia de qualquer empresa ou mesmo de um grupo social, e algumas tecnologias sociais estão revolucionando a forma de solucioná-los. São processos, produtos, métodos ou técnicas, criados para resolver algum tipo de problema social e que atenda aos quesitos de simplicidade, baixo custo, fácil aplicabilidade (e reaplicabilidade) e impacto comprovado.

O World Café é uma dessas tecnologias, muito utilizado para gerar insights sobre problemas ou sobre um tema que você deseje discutir.

O que é World Café?

O World Café, conhecido também por Café Diálogo, é uma metodologia fácil e divertida para implementação de um processo participativo e colaborativo de diálogo com o objetivo de responder perguntas relevantes sobre temáticas que norteiam nosso dia a dia profissional e pessoal.

É uma dinâmica que apresenta uma capacidade incrível de aproveitar de forma bastante positiva a diversidade e a complexidade em um grupo de pessoas. Reconhecer essas duas características promove a emergência de inteligência coletiva inerente ao grupo.

O propósito do World Café é favorecer o diálogo entre um grupo de pessoas, simulando uma conversa em um café ou em uma mesa de bar, em torno de uma única pergunta central, altamente relevante para a solução de um problema.

Ao final da dinâmica, teremos como resultado um rol de ideias refinadas, percepções e aprendizados coletivos em torno de um único ponto.

Passo a passo de um World Café tradicional

A organização e condução de uma dinâmica de World Café é bastante simples e prática, e sua flexibilidade ajuda a adaptar-se a cenários diferentes. No entanto, para que a dinâmica obtenha melhores resultados, é necessário seguir alguns passos importantes durante a sua realização.

O primeiro passo é a preparação do ambiente onde será realizado o World Café. O ambiente a ser montado deve lembrar uma cafeteria, com um clima agradável, mesas redondas para quatro ou cinco pessoas (idealmente quatro) e bastante papel e canetas nas mesas para os participantes.

O World Café deve ser executado por um facilitador, também comumente chamado de host. O principal objetivo do host é dar direção ao processo, explicando todos os passos, gerindo o tempo de cada etapa e organizando a dinâmica como um todo. A primeira tarefa do host é dar as boas vindas aos convidados, deixando os participantes confortáveis e à vontade.

Nesse momento, é importante explicar do que se trata a dinâmica e como serão executados os próximos passos. O host também deve explicar todo o contexto do que o levou a propor essa dinâmica e qual o tema a ser debatido: geralmente esse tema vem em forma de um questionamento.

Cada mesa deve ter o seu próprio facilitador, o "host da mesa". Ele é o responsável por organizar o debate naquela mesa e reunir as ideias de forma sucinta, para que ele possa repassar o que foi discutido ali quando chegar o momento de sintetizar os resultados.

Após os esclarecimentos e a escolha dos hosts de cada mesa, começam as rodadas de discussão. Cada rodada deve durar vinte minutos e, entre uma rodada e outra, as pessoas devem mudar de mesa, de forma a "polinizar" as ideias discutidas. Apenas o host da mesa permanecerá no mesmo local durante todo o processo. Ele será responsável por elaborar e apresentar um resumo do que já foi discutido para os novos participantes das próximas rodadas.

A primeira rodada deve ser usada para uma espécie de brainstorm, quando todos devem elencar ideias para aquele determinado tema. Nessa primeira rodada, não deve existir preocupação em tratar ou refinar as ideias listadas. A partir da segunda rodada, o objetivo passa a ser elaborar melhor as ideias propostas na primeira rodada para aquela mesa, trazendo ideias de discussões anteriores e combinando-as com as ideias da mesa atual. Por isso é importante ter um host em cada mesa, pois assim ele pode resumir o que já foi discutido até o momento, e trabalhar na evolução da discussão a partir daquele ponto.

Podem ser feitas três ou mais rodadas de vinte minutos, sempre trocando os integrantes de cada mesa, à exceção do host. Na última rodada, cada mesa escolhe a melhor ou as duas melhores ideias propostas e apresentam para todos com a ajuda do facilitador geral, que irá agrupar essas ideias. O que sai como resultado é um conjunto bem elaborado de ideias com pontos de vistas bastante diferentes, trazendo um grande enriquecimento às soluções do tema proposto.

Host Geral

Apresente a pergunta principal e tire dúvidas. É fundamental que todos tenham compreendido a pergunta principal;

Explique a dinâmica de forma clara, apresentando os papéis e o passo a passo;

Controle bem o timebox de cada etapa. Informe quando as pessoas devem mudar de lugar e iniciar uma nova rodada;

Incentive todos a participarem.
Oriente, ajude, coordene as atividades

Hosts de mesa

Crie um ambiente tranquilo, divertido e informal, simulando realmente uma conversa entre amigos, assim todos ficarão confortáveis para compartilhar suas ideias;

Lembre-se que todas as ideias são válidas, então é importante registrar todas elas no documento;

A sua fala é importante, mas é ainda mais importante que você ouça e compreenda. Dê espaço para que todos falem;

A cada nova rodada, lembre-se de apresentar as ideias da rodada anterior de forma bastante sintetizada e direcionar seu grupo a refinar essas ideias, evitando desvios;

Anote direcionamentos, conexões, exemplos.

Na última rodada, ajude sua mesa a escolher as melhores ideias;

Fique de olho no timebox e avise quando o tempo estiver terminando.

Participantes

Antes de mais nada, divirta-se; Dê espaço para todos falarem mas não se omita. Sua fala é importante

Lembre-se do passo a passo da dinâmica;

Se está com alguma dúvida, pergunte ao host da sua mesa.

Nosso contexto (Porque fizemos)

Como foi dito anteriormente, a adaptabilidade da dinâmica World Café faz com que o seu uso possa se aplicar a diferentes contextos. No caso da HE:labs, optamos por usar o World Café após uma série de reuniões acerca de um determinado problema, onde várias pessoas diferentes tinham soluções diferentes, com pontos de vista muito sólidos, porém, cada um optava por defender seu ponto de vista mais do que trabalhar no aprimoramento das outras ideias.

Dado esse contexto, tomamos a decisão de incluir o restante da empresa, porque outras ideias poderiam surgir para melhorar ainda mais o debate, e escolhemos o World Café, pois seria uma ótima oportunidade de colocar as ideias lado a lado, de forma a unir, debater e melhorar esses diferentes pontos de vista.

Como transformamos a dinâmica para um formato remoto

O único problema em torno de fazermos um World Café é que nossa empresa funciona de forma 100% remota, e assim sendo, nossos colaboradores estão espalhados pelo Brasil, e não seria viável trazer todos ao mesmo local apenas para a realização da dinâmica.

Para vencermos a barreira da distância, usamos da nossa expertise em fazer tudo de forma remota, selecionando as melhores ferramentas para tal. Tudo que precisávamos era simular um ambiente que pudesse ser separado em mesas distintas, e onde as pessoas pudessem se "deslocar" facilmente de uma mesa para outra.

Tivemos a participação de quase 40 pessoas. O facilitador do World Café foi responsável por criar toda a infraestrutura necessária para realizarmos a dinâmica remotamente. Para a introdução do World Café e explanação do tópico a ser discutido, usamos o Zoom, uma ferramenta já utilizada para reuniões gerais, retrospectivas da empresa, entre outras coisas, e que permite videoconferência para até 500 pessoas.

O host também criou salas numeradas usando o Hangouts para simular as mesas da dinâmica. Após a introdução do tema , o host encaminhou as pessoas para as suas mesas (salas do Hangouts) e em cada uma alguém se voluntariou para ser o host. Além das salas de hangouts numeradas, também criamos documentos usando o Google Docs para que os hosts de mesa pudessem registrar todas as ideias, e apresentá-las às novas pessoas a cada rodada.

Ao final das rodadas, todos voltaram ao Zoom, e então cada host de mesa apresentou a ideia mais votada para todos os outros participantes. Os documentos serviram para armazenar e sintetizar tudo que foi discutido entre todas as mesas, enriquecendo ainda mais o resultado da dinâmica.

Resultados e próximos passos

No nosso World Café remoto, foram geradas mais de 30 ideias. Em duas horas de dinâmica, elencamos as 7 melhores ideias propostas como solução para o problema central. Essas ideias chegaram ao final da dinâmica, refinadas e bem estruturadas.

O mais importante é que todos os participantes se envolveram no refinamento dessas soluções e nos ajudaram a escolher as melhores alternativas. Trabalhando de forma colaborativa, compartilhamos conhecimento e ampliamos o nível de motivação e engajamento das pessoas.

No futuro continuaremos a adotar o World Café como uma prática rotineira com o objetivo de identificar ideias para outros questionamentos e problemas do nosso dia a dia. Nada melhor do que um bom diálogo, ampla integração e autonomia para tornar a busca por soluções, eficiente.

Ficou interessado? Quer saber mais a respeito para aplicar essa técnica com sua equipe! Fale com a gente!

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